Gerente de oficina: ¿quién es? Los deberes del gerente de oficina

"Plancton", "gerentes": todas estas definiciones imparciales se relacionan con el trabajo de los trabajadores de oficina. ¿Pero es un trabajo tan inútil? Gerente de oficina: ¿quién es? ¿Cuáles son sus responsabilidades?

Gerente de oficina: ¿quién es?

La profesión de gerente de oficina a menudo se confunde con la profesión de secretario. Pero todavía hay una diferencia entre estas especialidades. Entonces, gerente de oficina, ¿quién es?

El gerente de esta área es un gerente de oficina o administrador. Regula el trabajo de oficina, siendo un enlace informativo importante entre empleados y superiores, clientes y empleados, etc.

Cuanto más activa es la actividad de una organización, más problemas tiene con los pequeños asuntos de organización y documentación diarios. Su implementación y proporciona un gerente de oficina.

Se asegura de que todos los documentos actuales, así como las órdenes de sus superiores, estén debidamente ejecutados. Al mismo tiempo, las órdenes ejecutivas deben comunicarse a los empleados de la compañía a tiempo, todas las quejas de los visitantes deben tenerse en cuenta y las propuestas de los empleados deben comunicarse a las autoridades.

Por lo tanto, el trabajo de oficina, así como la comunicación en la empresa, recaen parcialmente sobre los hombros de los gerentes de oficina.

Lugar de trabajo y salario.

Se necesita un gerente de oficina en cualquier empresa que tenga una oficina, un gerente y al menos algunos empleados. En organizaciones pequeñas, la lista de responsabilidades de tal especialista es mucho más pequeña que, por ejemplo, en una gran corporación. En una empresa grande puede haber varios gerentes de oficina, y cada uno de ellos está asignado a su propio departamento.

Resulta que la demanda de tales especialistas es bastante alta y, posiblemente, continuará creciendo. Pero prácticamente no hay perspectivas de carrera. Especialmente si, además de la administración de la oficina, una persona ya no posee ninguna profesión.

Debido al hecho de que las tareas no son demasiado complicadas, la competencia por un trabajo, al menos en Rusia, es bastante alta: 6 personas por una vacante. Al mismo tiempo, el salario es bajo para los estándares de capital: 27 mil rublos.

En la capital cultural, San Petersburgo, el salario de tales trabajadores es más bajo en aproximadamente 5-7 mil, y la competencia es muchas veces más alta. Cuanto más lejos de la periferia del país, menor es el salario y más solicitantes para el puesto.

Cualidades personales necesarias

Las órdenes recibidas por el gerente de la oficina, como regla, necesitan una ejecución urgente y rápida. Por lo tanto, se requiere al solicitante, en primer lugar, diligencia, rapidez y puntualidad. Buena memoria y concentración también son importantes.

La persona que ocupa este puesto debe ser amigable y sociable, porque en algunas situaciones actúa como representante de la empresa frente a los clientes.

El gerente de la oficina debe tener un discurso competente y estructurado lógicamente, así como dominar la ética empresarial, ya que a menudo participa en la organización de negociaciones comerciales y reuniones corporativas.

Los conocimientos útiles, como el número de teléfono de un buen electricista o un servicio de entrega de almuerzos, tampoco serán perjudiciales. De hecho, en muchas empresas, el gerente también controla el orden en la oficina, así como la saciedad de los empleados.

Habilidades esenciales del gerente de oficina

1. El primer requisito para tal empleado es un buen conocimiento de la PC e Internet. Si, además de Word y Excel, el solicitante será propietario de Photoshop o del Administrador de selector de Office, esta es otra razón para contratarlo, y no a otra persona.
2. Alta velocidad de impresión. La capacidad de escribir textos rápidamente es una de las más importantes para un gerente de oficina.
3. Se requieren habilidades en gestión administrativa obtenidas en trabajos anteriores si una persona consigue un trabajo en una gran empresa.
4. Habilidades de papeleo. La documentación es una de las principales responsabilidades de este tipo de especialistas, por lo que el conocimiento básico es indispensable.
5. Uso seguro de equipos de oficina. Faxes, impresoras, escáneres: todo esto debe ser competencia del gerente de la oficina.
6. Habilidades de comunicación competente y diplomática. El gerente de la oficina no solo debe comunicarse de manera competente, debe ser capaz de resolver situaciones de conflicto, si es necesario.
7. Dominio de un idioma extranjero. En las grandes compañías internacionales, el gerente de la oficina debe tener fluidez al menos en inglés básico.

Disposiciones generales de la descripción del puesto.

El cargo de gerente de la oficina es aprobado por el CEO de la empresa. En diferentes compañías, puede diferir en algunos aspectos, pero en general sus principales disposiciones no cambian. Es necesario familiarizarse con las instrucciones de trabajo antes de firmar el contrato de trabajo, para no quejarse más tarde de que cumplir con ciertas obligaciones no formaba parte de sus planes.

Las disposiciones generales pueden indicar:

• quién es responsable de contratar al gerente de la oficina;
• quien tiene derecho a relevarlo de su puesto;
• a quien el empleado informa;
• quien informa al gerente de la oficina;
• quien realiza los deberes de un gerente de oficina en su ausencia, etc.

Por lo general, los gerentes de oficina informan al CEO. Los administradores de la oficina informan a los correos, conductores, limpiadores, etc.

También en las disposiciones generales se puede especificar qué empleado con qué nivel de calificación puede ser aceptado para el puesto descrito.

Deberes directos

El siguiente párrafo de las instrucciones establece los deberes de un gerente de oficina.

Para currículums para vacantes de trabajo, a menudo los solicitantes escriben en una columna separada qué responsabilidades desempeñaron en un trabajo de oficina anterior. Entonces, el empleador obtiene más información sobre las habilidades del solicitante.

¿Qué elementos pueden ser las responsabilidades directas de un gerente de oficina?

1. Supervisión de llamadas telefónicas. El empleado debe responder las llamadas entrantes, lo mejor que pueda, responder las preguntas de los oponentes y también informar a sus superiores sobre la información que solicitaron transmitir.
2. Conservación de la documentación. Almacenamiento y contabilidad de documentos, control de correspondencia, ejecución de órdenes, etc. - Estas son las responsabilidades directas del gerente de la oficina.
3. Reproducción de documentos. Siguiendo instrucciones especiales del jefe, el empleado realiza copias y duplicaciones de trabajo.
4. Hacer cartas, solicitudes, es decir Correspondencia con socios, clientes o proveedores a solicitud del supervisor inmediato.

Los deberes de un gerente de oficina pueden incluir al menos otros seis tipos de trabajo. Pero en cada empresa, la carga de especialistas en esta categoría se determina individualmente.

Derechos del gerente de oficina

Cualquier instrucción de un gerente de oficina incluye no solo deberes, sino también derechos.

1. Para proporcionar información completa. Para realizar ciertas tareas, el gerente de la oficina tiene derecho a exigir el suministro de esa cantidad de información, incluida la confidencial, que necesita.
2. Propuestas de racionalización sensatas. Si para la organización del trabajo de oficina son necesarias innovaciones u órdenes adicionales del director general, entonces el gerente tiene el derecho de proponerlas.
3. Requerir condiciones de trabajo adecuadas. Si las tareas oficiales no se pueden realizar debido a la falta de condiciones necesarias, el gerente de la oficina puede requerir que se creen.
4. Actuar dentro de la competencia. Después de estudiar la descripción del trabajo, el empleado tiene derecho a tomar decisiones y dar órdenes, pero solo dentro del marco de su competencia.

Esta es una guía aproximada de los derechos que tiene un gerente de oficina. Pueden complementarse o reducirse según los detalles de la institución.

Una responsabilidad

El gerente de oficina es una profesión que también implica cierta responsabilidad. Su alcance y castigo por la violación de las reglas es determinado por cada empleador individualmente. Los puntos más comunes sobre los que se tiene la responsabilidad en las descripciones de trabajo se parecen a esto.

1. Por actitud negligente ante sus deberes. La ejecución indebida de órdenes y cualquier otra negligencia es culpa del empleado, por lo que es necesario responder.
2. Para la divulgación de información confidencial. En los contratos de trabajo y las descripciones de trabajo, debe leer detenidamente las cláusulas sobre la confidencialidad de la información. Por su divulgación, la mayoría de las veces puede perder su trabajo.
3. Por violación de competencia. No se permiten acciones más allá del alcance de la competencia del empleado.
4. Por violación del horario de trabajo, etc. La violación del horario de trabajo, las reglas de seguridad contra incendios o las precauciones de seguridad también es responsabilidad del empleado.

Pros y contras de la profesión.

Esta profesión tiene, como muchas otras, una serie de ventajas y desventajas. Entonces, ¿cuáles son las ventajas de trabajar en el gerente de la oficina?

Las respuestas de los trabajadores que trabajan en este frente se relacionan, en primer lugar, con la gran demanda de esta profesión: después de adquirir algo de experiencia en este campo, encontrar un lugar mejor remunerado no es difícil. Esas habilidades administrativas que se adquieren en el proceso de trabajo son relevantes en la vida cotidiana. Además, trabajar como gerente de oficina le permite desarrollar sus habilidades de comunicación.

Entre las desventajas está el aumento de la carga psicológica que experimentan los empleados, porque en un día de trabajo tienes que resolver muchos problemas diversos. Además, los gerentes, además de los deberes directos, a menudo cargan a los gerentes de oficina con solicitudes personales e instrucciones adicionales.

¿Dónde estudiar la profesión?

El gerente de la oficina que es esto es claro por lo anterior. Sin embargo, ¿dónde se puede aprender esta profesión?

No hay una facultad especial que prepare a los gerentes de oficina en ninguna universidad. Pero a menudo el gerente quiere que una persona con educación superior mantenga este puesto. Qué tipo de educación será esta no siempre es importante: lo principal es que el solicitante es un graduado de la universidad. En las ciudades provinciales, esta posición se puede tomar incluso después de 9 clases de educación. Cada compañía decide individualmente qué gerente de oficina requiere.

Sobre todo, el empleador estará interesado en otras características del candidato:

• si ha trabajado en este campo antes;
• Qué bien versado en la computadora;
• ¿El papeleo lo sabe?
• ¿Habla idiomas, etc.

No puede descartar las habilidades comunicativas de una persona. Si todo está en orden de acuerdo con estos indicadores, las posibilidades de conseguir un trabajo aumentan.