¿Cómo crear perfiles de trabajo para encontrar empleados valiosos?

Antes de cada gerente o gerente de recursos humanos, tarde o temprano, se convierte en la cuestión de llenar un puesto vacante. Elegir un buen especialista no es una tarea fácil. Para este propósito, los gerentes a menudo elaboran perfiles de trabajo que lo ayudan a navegar los requisitos para el solicitante.

Definición de un concepto.

Los perfiles de trabajo son un conjunto de competencias profesionales y personales que un candidato para un trabajo debe cumplir. Por el momento, no existe una descripción formal de las características que debe poseer un representante de una profesión en particular y, por lo tanto, los gerentes elaboran estos documentos de forma independiente.

Podemos decir que el perfil del puesto es un tipo de estándar según el cual el empleado debe cumplir con sus deberes. La descripción debe ser detallada y, lo más importante, realista. El documento debe mostrar los siguientes elementos principales:

• el lugar y la importancia del puesto en la estructura organizativa de una empresa en particular;
• responsabilidades funcionales que debe realizar el empleado aceptado para este puesto;
• un perfil que enumera las competencias básicas que debe poseer un candidato para un puesto;
• cualidades personales que son necesarias para el desempeño de ciertos deberes;
• lista mínima de requisitos que la organización presenta a sus empleados.

Por lo tanto, podemos decir que los perfiles de trabajo son un conjunto de características que un empleado debe cumplir. Este es un estándar específico que describe las responsabilidades, así como la calificación y los parámetros personales del solicitante.

¿Por qué necesito perfiles de trabajo?

Los gerentes de recursos humanos se enfrentan regularmente al problema de cerrar un puesto vacante. Al no haber elaborado un perfil exhaustivo del puesto, no debe proceder con la selección directa de empleados. Este documento es una pista que se utiliza en los siguientes casos:

• selección de candidatos para llenar los puestos vacantes;
• para la certificación del personal que ya trabaja con el fin de revelar el grado de cumplimiento con el puesto ocupado (esto también se aplica a los empleados que han pasado el período de prueba);
• para elaborar planes de capacitación del personal y capacitación avanzada;
• si necesita crear una reserva de personal para el futuro;
• con el fin de planificar el crecimiento profesional y una mayor promoción de los empleados a puestos de responsabilidad en la organización.

Muy a menudo, el perfil del puesto de un candidato para un puesto se confunde con la descripción del puesto. La diferencia fundamental entre los dos documentos es que el segundo se compila sobre la base de los requisitos legales. La descripción del trabajo es un documento general que se prepara para la profesión en su conjunto, y no para un empleado específico de una organización en particular. Define las principales responsabilidades y condiciones de trabajo. Un perfil de trabajo es un documento de naturaleza local que no tiene requisitos claros de contenido y estructura. El gerente de personal (u otros empleados del personal) lo compila basándose en su propia experiencia o en la práctica general de la organización.

Competencias profesionales

Cada puesto requiere que un empleado posea ciertas competencias. Estas son características de calificación que son necesarias para la realización de ciertos trabajos. Por lo tanto, el perfil de competencia de una publicación generalmente incluye los siguientes elementos:

• pensamiento estratégico (implica la capacidad de hacer planes a largo plazo teniendo en cuenta posibles riesgos y opciones alternativas);
• influencia en los demás (la capacidad de defender el punto de vista de uno, así como de convencer a otros de su corrección);
• habilidades para resolver problemas (capacidad de responder adecuadamente a situaciones y dificultades no estándar, así como encontrar rápidamente formas de salir de ellas);
• búsqueda de información (selección y filtrado de datos, la capacidad de encontrar y usar fuentes relevantes);
• capacidad de trabajar con clientes y contrapartes (teniendo en cuenta intereses, comprensión de la psicología, satisfacción de deseos y necesidades);
• flexibilidad (respuesta rápida y toma de decisiones de acuerdo con una situación cambiante);
• centrarse en la calidad (conocimiento y cumplimiento de todos los requisitos y estándares, así como el deseo de mejora continua).

Dependiendo de la posición en cuestión, la lista de competencias se puede ampliar o reducir. El perfil profesional del puesto contiene no solo requisitos, sino también el grado de su gravedad (básico, alto, máximo). Este indicador puede determinarse mediante una entrevista o mediante pruebas psicológicas especiales.

¿Cómo se compila?

Elaborar un perfil de una publicación es un proceso bastante laborioso. Su necesidad se debe al hecho de que este documento le permite determinar los parámetros que debe tener un empleado valioso. Una vez formulado correctamente el perfil, el personal de recursos humanos facilita enormemente el proceso de búsqueda y selección de nuevos empleados. Al compilar un documento, vale la pena seguir una serie de recomendaciones y reglas:

• El título de la publicación debe ser conciso y reflejar claramente su esencia. También vale la pena escribir una breve descripción que contendrá una lista de las principales responsabilidades del empleado. Se puede presentar como una lista de tareas. Esta será la base del perfil de la publicación.
• La lista de información básica sobre el puesto debe incluir no solo el orden de trabajo, sino también el tamaño del salario, que será uno de los puntos clave en la entrevista. También vale la pena describir la jerarquía de subordinación, así como una lista aproximada de personas con las que el nuevo empleado tendrá que interactuar.
• Para realizar tareas laborales se requiere un conjunto de competencias específicas. Esta lista no debe ser demasiado extensa (no más de 10 puntos). Se puede compilar sobre la base de la experiencia personal, la investigación teórica, las observaciones de los empleados, así como una encuesta sociológica. Puede dividir las competencias en varios grupos (por ejemplo, específicos y corporativos).

El perfil debe ser conciso y amplio. Esto le permitirá obtener información completa sin perder demasiado tiempo procesándola.

Las principales etapas de la creación.

El desarrollo de un perfil de trabajo incluye varias etapas sucesivas:

• En la primera etapa de la preparación del documento, las descripciones de trabajo deben estudiarse cuidadosamente, así como toda la información sobre los detalles de la empresa. Puede realizar entrevistas con empleados o una encuesta sociológica utilizando formularios estandarizados.
• Luego, se determina el círculo de personas que estarán directamente involucradas en el trabajo. La mayoría de las veces, los especialistas en recursos humanos se ocupan de este problema. Sin embargo, también es importante involucrar a los gerentes de otros servicios para los cuales se compilan los perfiles. El trabajo puede llevarse a cabo de forma conjunta o por separado con la posterior integración de los resultados en un documento de trabajo final.
• La tercera etapa implica el estudio de la estructura organizativa de la empresa para determinar el lugar de un puesto en ella. Deben identificarse los subordinados, así como los superiores inmediatos, a quienes el nuevo empleado mantendrá un informe.
• La siguiente es una descripción detallada de las responsabilidades funcionales que corresponden a un puesto en particular. La base no son solo actos legales, sino también experiencia personal en una empresa en particular.
• En la quinta etapa, el gerente de personal (u otro especialista involucrado en la preparación del perfil) debe determinar la lista de conocimientos y habilidades que se requerirán para realizar las tareas laborales. Se trata de competencias profesionales.
• Una vez definidas las competencias, es importante distribuirlas de acuerdo con el grado de importancia, así como el nivel al que un especialista debe poseerlas. Esto facilitará el proceso de selección.
• A continuación, los participantes en el grupo de trabajo deben determinar qué características personales debe tener un solicitante para ocupar un puesto vacante. A veces, los rasgos de carácter son aún más importantes que las competencias profesionales, porque este último puede desarrollarse y el primero puede convertirse en un obstáculo serio para el proceso de trabajo.
• En la octava etapa, es necesario determinar los requisitos generales para el empleado. Por lo general, se trata de género, edad, nivel de educación o experiencia laboral, etc. Vale la pena señalar que los dos primeros signos no siempre son apropiados para usar, porque la ley puede interpretarlos como discriminación.
• La última etapa implica la definición de criterios de acuerdo con los cuales se determinará la eficiencia del trabajo del empleado. Se pueden usar durante el período de prueba o para una evaluación periódica de la calidad del trabajo de los trabajadores existentes.

Vale la pena señalar que este algoritmo no es obligatorio para el cumplimiento en todas las organizaciones. Dependiendo del tamaño de la empresa, así como de los detalles de su estructura organizativa, se pueden pasar por alto algunas etapas y también se pueden introducir otras.

Compilación de muestra

Por el momento, no existe una forma unificada de acuerdo con la cual se compile un perfil de los requisitos para el puesto. Y las profesiones mismas en cada empresa pueden tener requisitos específicos. Sin embargo, los gerentes de recursos humanos ya han desarrollado una determinada práctica de acuerdo con la cual se compila un perfil de trabajo. Una muestra podría verse así:

• título del puesto de acuerdo con la tabla de personal;
• breve descripción (lo que debe hacer el empleado);
• condiciones esenciales (horario de trabajo, nivel de remuneración, etc.);
• requisitos presentados al solicitante para el puesto (nivel de educación, experiencia laboral en un campo particular, ciertas habilidades especiales);
• lista extendida de responsabilidades laborales;
• competencias corporativas que debe poseer un empleado potencial de una organización en particular;
• pruebas psicológicas y otros métodos para evaluar el cumplimiento del empleado con un puesto en particular.

Esta es una plantilla aproximada. Muy a menudo, esta es la estructura del perfil del trabajo. La muestra puede ampliarse o reducirse, según la estructura de la organización. También se pueden ingresar parámetros adicionales para publicaciones específicas.

Perfil de recursos humanos

El gerente de personal es uno de los puestos más responsables en la empresa, porque la composición cualitativa de los empleados depende de este empleado. Por lo tanto, se hacen demandas especiales a los funcionarios de personal, que se reflejan en un documento como el perfil del puesto. Una muestra puede ser la siguiente:

• habilidades de trabajo con personas (el gerente de personal debe tener comunicación y resolver disputas);
• participación rápida (el especialista en recursos humanos no debe ser indiferente, debe estar interesado en resolver ciertos problemas);
• tomar la iniciativa en asuntos relacionados con la mejora de la estructura y la calidad del personal;
• apertura a la comunicación (esta calidad es necesaria en vista de las características específicas del puesto);
• entusiasmo en resolver problemas actuales;
• estado de ánimo positivo, que se transmitirá a todos los demás miembros del equipo;
• capacidad de conducir una conversación (es el gerente quien desempeña el papel principal en la conversación con empleados potenciales y reales);
• habilidades de liderazgo;
• habilidades para hablar en público (para presentar informes e informes a la alta gerencia, así como realizar seminarios para subordinados);
• pensamiento no estándar para tomar decisiones creativas en situaciones de emergencia;
• habilidades oratorias, persuasión de declaraciones;
• velocidad de pensamiento y rapidez en las acciones;
• capacidad de adaptarse a las condiciones cambiantes (así como ayudar a los empleados recién contratados);
• falta de miedo al riesgo (esta característica debe ser moderadamente pronunciada);
• independencia en la toma de decisiones;
• la capacidad de experimentar y encontrar nuevos enfoques de gestión;
• Un sentido del humor que ayuda a anular situaciones estresantes y estresantes.

El perfil del puesto del gerente responsable de la selección del personal debe elaborarse con especial cuidado, ya que este puesto es una de las claves en cualquier empresa. Una persona que solicite este puesto debe cumplir plenamente con los requisitos, porque es sobre sus hombros que la responsabilidad de la formación del personal recaerá.

Requisitos del gerente de ventas

Muy a menudo puede encontrar una vacante como gerente de ventas. A pesar del hecho de que muchos jóvenes comienzan su carrera profesional con un trabajo similar, ya se hacen requisitos bastante serios para los solicitantes en esta etapa. Un perfil típico de un puesto de gerente de ventas es el siguiente:

• disponibilidad para una comunicación constante con una amplia gama de personas (proveedores, clientes, clientes, etc.);
• capacidad de tomar decisiones rápidamente luego de negociaciones con las contrapartes;
• la capacidad de mantener un estado de ánimo optimista en la conversación, así como crear una atmósfera de confianza;
• creatividad de pensamiento (importante en la presentación del producto);
• la capacidad de organizar racionalmente su tiempo (ya que el trabajo implica muchas reuniones y negociaciones diarias);
• tono diplomático en comunicación con contratistas y clientes;
• equilibrio emocional, la capacidad de mantener la calma en situaciones estresantes, así como encontrar rápidamente una salida a los conflictos;
• la capacidad de encontrar un lenguaje común con diferentes tipos de personalidades;
• lealtad al producto que se vende.

Vale la pena señalar que se da un perfil muy aproximado de la posición. Un ejemplo se puede ampliar o acortar, según las necesidades de una organización en particular.

Enfoques básicos para el perfil del trabajo

El desarrollo de un perfil de trabajo puede llevarse a cabo de acuerdo con dos enfoques principales:

• El enfoque situacional implica que el documento se compila en caso de emergencia cuando es urgente cerrar un puesto vacante. Como el tiempo es muy limitado, el documento se redacta de manera aproximada, indicando solo los requisitos más básicos para un empleado potencial. En el futuro, esta pieza de trabajo puede servir para formar un perfil completo.
• El enfoque metodológico implica un trabajo minucioso, como resultado de lo cual se desarrollarán características claras del puesto, competencias necesarias, cualidades personales y áreas funcionales de responsabilidad. Contendrá toda la información completa y, por lo tanto, se considerará un documento de trabajo en la búsqueda y selección de personal. A medida que la organización se someta a reformas, el perfil también sufrirá cambios.

recomendaciones

Vale la pena señalar que para una selección exitosa de personal es importante que el perfil del puesto se elabore en la empresa. Es bastante difícil dar un ejemplo de documento unificado, ya que este tema no está regulado por la ley, pero queda a discreción de los gerentes de la empresa.

El perfil es una de las herramientas principales que se utiliza en la selección de candidatos para un puesto vacante en particular. Además, de acuerdo con este documento, se puede llevar a cabo una certificación periódica del personal o una verificación basada en los resultados del período de prueba. Dependiendo de los resultados del estudio, se pueden identificar instrucciones para mejorar el nivel de calificación.

Al compilar un perfil, se puede usar uno de dos enfoques. Una situación ocurre cuando es urgente cerrar una vacante. En este caso, la descripción del trabajo se puede hacer de manera muy aproximada indicando solo las características principales. Si hablamos del enfoque metodológico, entonces se está desarrollando un documento detallado y detallado, que se usa constantemente en la práctica de la selección del personal.

El proceso típico de desarrollar un perfil de trabajo implica pasar por varias etapas sucesivas. Para comenzar, estudiamos las características de la profesión, así como los requisitos para ella, presentados por los actos legales regulatorios. También es necesario formar un grupo de especialistas competentes que participarán en la preparación de los documentos. El perfil se compila teniendo en cuenta la estructura organizativa de la empresa y, por lo tanto, también debe estudiarse cuidadosamente. La parte principal del documento es una descripción de las responsabilidades laborales de un empleado potencial, así como los requisitos para las competencias. También vale la pena prestar atención a las cualidades personales (sociabilidad, resistencia al estrés, etc.).