Descripción del trabajo de un gerente de oficina con funciones de secretaria: características y requisitos

Incluso con un personal reducido, incluido solo el jefe de la empresa y sus empleados, se necesita un empleado responsable, que sería la fuerza organizadora, capaz de dirigir y controlar el proceso de trabajo; esta idea determina el texto de la descripción del puesto del gerente de la oficina.

Tal posición requiere que el solicitante tenga un conjunto de habilidades específicas y educación apropiada, así como la capacidad de interactuar con las personas. Sin embargo, esta lista de requisitos no se limita a.

Descripción del trabajo

Ya en la etapa de solicitud de un puesto, un candidato puede familiarizarse con una ley reguladora que regula sus derechos, deberes y área de responsabilidad en una empresa. Tal documento se llama descripción del trabajo. Consta de cinco secciones principales:

1. Provisiones generales Contienen toda la información de la organización: el nombre de la empresa, el puesto ocupado y la unidad estructural a la que pertenece. También indica subordinación, el procedimiento para ocupar un puesto y el despido, así como los requisitos educativos y de calificación.
2. Deberes Esta sección enumera las responsabilidades del empleado, así como también cómo implementarlas.
3. Los derechos del empleado, es decir, todas las características adicionales que contribuyen al desempeño efectivo de los deberes.
4. Una responsabilidad. De acuerdo con esta sección, la gerencia decide sobre la evaluación de la calidad del trabajo, la promoción o la multa.
5. La relación. Esta sección rige todas las comunicaciones con unidades externas e internas que puedan surgir del empleado en el proceso de ejercicio de sus funciones.

Principios para escribir descripciones de trabajo

La base normativa para la preparación de dichos documentos es el Directorio de Calificación de los puestos de gerentes, especialistas y otros empleados (1998). Durante su desarrollo, se prestó considerable atención a la descripción del puesto y las condiciones para que el empleado cumpla con sus deberes. Los detalles del trabajo se incluyen en el título del documento, por ejemplo, "Descripción del puesto del secretario" (gerente de la oficina o contador principal).

Además, si hay dos publicaciones con los mismos nombres, pero con tareas diferentes, entonces se deben preparar documentos diferentes que reflejen estas diferencias. Las descripciones de trabajo del gerente de la oficina del funcionario de personal tienen ciertas diferencias con el mismo acto regulador para el secretario.

Requisitos del gerente de oficina

De una forma u otra, un candidato para un puesto tendrá que liderar a las personas. Puede ser solo un par de personas en una pequeña empresa o todo el personal administrativo de una gran empresa. Naturalmente, el solicitante debe ser un usuario seguro de PC y poder trabajar con otros equipos de oficina (escáner, impresora o fax). El gerente de la oficina es a menudo un representante de la empresa, por lo que un discurso obligatorio y la capacidad de escribir cartas comerciales es un requisito previo. Muy a menudo, las empresas requieren que dichos empleados conozcan los conceptos básicos del papeleo y la legislación laboral. El dominio de al menos un idioma extranjero sigue siendo una habilidad deseable, sin embargo, al solicitar una empresa grande, este ya es uno de los requisitos obligatorios.

En algunos casos, el gerente de la oficina tiene que combinar sus deberes con las funciones de otros empleados. Esto lleva a un aumento en las habilidades requeridas. Por lo tanto, un gerente de oficina con las funciones de contador debe tener una educación adecuada y tener programas especiales.

Principales Responsabilidades

Una descripción típica del trabajo de un gerente de oficina con funciones de secretaria incluye los siguientes elementos:

• procesamiento de correo, tanto entrante como saliente; su redistribución dentro de la empresa;
• control sobre el momento del cumplimiento de las obligaciones en virtud de los contratos y acuerdos;
• hacer llamadas salientes y recibir llamadas entrantes;
• trabajar con clientes y representantes de empresas asociadas;
• monitorear la disponibilidad de papelería necesaria;
• mantener el equipo de oficina en condiciones de trabajo y llamar a especialistas en caso de avería;
• distribución del tiempo dentro del horario de trabajo (en algunos casos para el jefe);
• organización de eventos necesarios (reuniones, conferencias, viajes de negocios, fiestas corporativas);
• registro de reuniones;
• actualización y reposición de contenido nuevo en el sitio corporativo.

Esta lista incluye solo requisitos básicos. Se pueden agregar otros artículos de acuerdo con los detalles del contrato laboral concluido. La descripción del trabajo de un gerente de oficina con las funciones de un oficial de personal, por ejemplo, requiere que un empleado mantenga y proporcione toda la documentación contable de manera oportuna o que reemplace al jefe del departamento de personal en caso de su ausencia.

Responsabilidades Adicionales

Además de las funciones principales, la descripción del trabajo del gerente de la oficina contiene una lista de diferentes responsabilidades, que pueden variar según las instrucciones de la empresa. Es posible que se requiera que un gerente de oficina trabaje con las autoridades administrativas, es decir, obtenga permiso para realizar operaciones comerciales, abrir una sucursal de una empresa o subsidiaria, etc.

Una de las tareas más cruciales es la gestión real de la empresa en ausencia de su director. Por supuesto, esto solo es posible si el empleado se ha establecido como una persona responsable y confiable en quien confiar. Además, la descripción del trabajo del gerente de la oficina a menudo contiene una cláusula sobre la necesidad de elaborar un poder general. Tal documento puede ser requerido, por ejemplo, para recibir artículos de correo de un alto grado de importancia.

Requisitos informales

Las grandes empresas generalmente permiten de antemano familiarizarse con la descripción del trabajo de muestra del gerente de la oficina para los candidatos para este puesto, de modo que estén plenamente al tanto de la lista de requisitos y responsabilidades.

Pero incluso a la vista de tales poderes, el solicitante debe comprender que sigue siendo uno de los muchos empleados de la empresa. En este sentido, uno no debe olvidarse de lo que no se detalla en la descripción del trabajo. Un gerente de oficina con las funciones de secretario debe ser una persona que tenga un sentido del tiempo delicado para poder distribuirlo según sea necesario.

Tareas para organizar el flujo de trabajo.

El requisito más importante para su trabajo es la eficiencia, por lo que una persona que ocupa ese puesto está obligada a consumir económicamente materiales de oficina, para controlar la cantidad de electricidad consumida.

Para otros empleados, el gerente de la oficina es responsable casi a la par con el jefe. En virtud de esto, debe asegurarse de que las condiciones de trabajo estén de acuerdo con las normas sanitarias y las normas de seguridad aceptadas. Finalmente, en el desempeño de sus deberes directos, el gerente de la oficina obtiene acceso a documentos clasificados, por lo que uno de los requisitos es la firma de un acuerdo sobre la no divulgación de secretos comerciales o cualquier otra información que pueda dañar la posición de mercado de la compañía.

Derechos del gerente de oficina

Por supuesto, el desempeño de tal cantidad de deberes le permite a un empleado ejercer derechos especiales. También se detallan en la descripción del trabajo del gerente de la oficina. La esencia de algunos de ellos, como la capacidad de acceder a información confidencial, surge directamente de la necesidad de cumplir con sus responsabilidades laborales. Otros están asociados con privilegios de poder. Por lo tanto, el gerente de la oficina tiene el derecho de exigir al resto de los empleados que corrijan los errores cometidos por ellos por negligencia en los documentos de producción, para establecerles el tamaño del incentivo o aplicar sanciones a los negligentes.

A menudo, el gerente de la oficina es el vínculo entre los empleados y los tomadores de decisiones. Tal posición le permite lograr mejores condiciones de trabajo y presentar deseos colectivos para mejorar la calidad del trabajo de un departamento en particular y de la empresa en su conjunto.

Características de la descripción del puesto del gerente de oficina del departamento de ventas.

Los gerentes de oficina han sido indispensables durante mucho tiempo en compañías grandes y no tan grandes, por lo que necesitan algunas habilidades especiales para llenar esa vacante. Un caso común es cuando varios gerentes de oficina con funciones especiales, supervisadas por uno, trabajan en la misma empresa. Sus descripciones de trabajo esencialmente coinciden, pero difieren en un conjunto adicional de funciones.

Entonces, si el gerente de la oficina trabaja en el departamento de ventas, la descripción de su trabajo puede contener elementos tales como:

• buscar nuevos puntos de venta;
• seguimiento de cambios en la estructura de la demanda;
• preparación de documentos de informes sobre ventas perfectas;
• trabajo directo con el cliente para recibir pedidos y su posterior procesamiento;
• trabajar para informar a los clientes sobre posibles cambios en el surtido de productos y el recálculo de precios;
• organización de reuniones necesarias;
• firma de contratos para el suministro de bienes.

Otros requisitos pueden estar relacionados con los detalles de los productos ofrecidos por la empresa. Si la empresa está asociada con la venta de bienes inmuebles, las funciones del gerente de la oficina pueden incluir la preparación de folletos informativos y la preparación de documentos específicos.

Responsabilidad del gerente de oficina

En caso de incumplimiento de sus deberes, al cometer delitos, como revelar secretos comerciales o realizar otras acciones perjudiciales para la imagen de la empresa, el gerente de la oficina es responsable de acuerdo con las normas de los códigos administrativos, civiles y penales. Si se causaron daños materiales a la organización, el castigo se impondrá de conformidad con las disposiciones del código laboral.