Vídeo: Responsabilidades de un Supervisor y/o Mayordomo 2024, Mayo
El flujo de documentos es un componente importante de la actividad y un elemento indispensable de la gestión de cualquier institución, organización o empresa. Los documentos comerciales deben estar debidamente compuestos, almacenados de manera sistemática y óptimamente movidos. Con el desarrollo de la economía, los flujos de información y el número de documentos en todas las esferas de la actividad humana están aumentando. Por lo tanto, hoy en día, la demanda de una profesión bastante nueva está creciendo: un administrador de documentos.
¿Quién es un administrador de documentos?
Un especialista en documentos es un especialista que se dedica al registro y contabilidad de la documentación. Profesiones relacionadas son secretario, archivero, secretario.
Los documentos administrativos de la gerencia deben redactarse adecuadamente de acuerdo con los estándares y ser señalados a la atención de los empleados y, precisamente, de aquellos a quienes fueron destinados los pedidos. Los documentos tienden a quedar obsoletos, a salir de circulación. En este caso, deben clasificarse de acuerdo con los actos legislativos sobre el mantenimiento de registros y colocarse en el archivo. Todo esto lo hace un administrador de documentos.
Las responsabilidades laborales de un especialista en documentos pueden parecer aburridas. Pero esto es solo a primera vista. A través de las manos de un administrador de documentos, especialmente si él es el único responsable de la administración de documentos en la empresa, todos los flujos de información pasan, puede rastrear el trabajo de todos los departamentos y comprender los mecanismos de actividad y desarrollo de la empresa.
En las grandes organizaciones, las responsabilidades de los especialistas en el trabajo con documentos generalmente se dividen: el diseño, el registro, el ingreso a una base de datos electrónica, el control de ejecución y el almacenamiento son llevados a cabo por diferentes personas e incluso departamentos enteros.
Lo que un administrador de documentos necesita saber
Para elaborar correctamente los documentos en los que la información se presenta de manera concisa, clara y clara, un especialista debe conocer el propósito y las formas de compilar todo tipo de documentos. Para saber cómo se ve un documento legalmente vinculante, debe poseer los principios básicos de la ley.
Como hoy en día la mayoría de los documentos se almacenan en medios electrónicos y se necesita un intercambio informático de información, el especialista en gestión de documentos debe comprender el software. Debe crear bases de datos electrónicas y poder comunicarse con el personal que atiende sistemas automatizados para crear, almacenar y transmitir documentos.
Para almacenar documentos en el archivo, un especialista debe conocer ciertas reglas y especificaciones. Propósito de los documentos y su confidencialidad, términos, condiciones de almacenamiento: de acuerdo con estos criterios, debe clasificar los documentos en el archivo y luego crear un sistema de búsqueda efectivo.
Responsabilidades de documentación
Las responsabilidades laborales de un administrador de documentos en una institución incluyen
- preparación, contabilidad, almacenamiento y control de documentos;
- sistematización del flujo de trabajo y asegurar el movimiento de documentos;
- Organización del flujo óptimo de documentos dentro de la organización;
- organización del almacenamiento y desarrollo de clasificadores de documentación;
- clasificación, examen de valor y transferencia al archivo de documentos con validez caducada;
- racionalización de la documentación entrante;
- desarrollo de formularios estándar y hojas de documentos;
- creación de bases de documentos con la creación de números de registro e índices y direcciones de almacenamiento electrónico;
- preparación de los materiales necesarios para reuniones, negociaciones y reuniones.
El administrador de documentos líder realiza las tareas oficiales, de hecho, lo mismo, pero con una mayor parte de la responsabilidad, además asigna tareas a los empleados de menor rango.
Responsabilidades laborales de un gerente de documentos en una institución educativa
Un administrador de documentos en una institución educativa debe conocer, entre otros actos legislativos, la Ley de la Federación de Rusia "sobre educación". Dado que los jardines de infantes y las escuelas tienen un personal limitado, un administrador de documentos combina los deberes de un secretario, un empleado y un trabajador del personal, se guía por las recomendaciones metodológicas para trabajar con documentos en instituciones educativas (carta del Ministerio de Educación de la Federación de Rusia de 02.12.2000 No. 03-51 / 64).
Los deberes de un administrador de documentos en un jardín de infantes incluyen, entre otras cosas, la preparación de contratos de trabajo con empleados y la ejecución de archivos personales, y el mantenimiento de un libro infantil. También trabaja con un mostrador de registro militar y mantiene la documentación adecuada si hay empleados militares responsables en la institución.
El administrador de documentos complementa los deberes oficiales en la escuela preparando borradores de documentos administrativos sobre el movimiento del contingente y completando archivos personales, manteniendo un libro alfabético de los estudiantes y teniendo en cuenta las horas de trabajo escolar de los empleados de la escuela, procesando y procesando la transferencia de los archivos personales de los estudiantes al archivo.
Las instituciones de educación superior realizan no solo actividades educativas, sino también científicas.
Los deberes de un administrador de documentos en una universidad hacen que un especialista, al menos en general, comprenda el perfil de una facultad en particular, porque tiene que preparar documentos para reuniones y reuniones y mantener sus actas y conversaciones telefónicas en nombre del decano.
Cualidades personales de un especialista en gestión de documentos.
La atención es la cualidad más importante de un especialista en el trabajo con documentos. La precisión, escrupulosidad y responsabilidad complementan la lista de cualidades personales necesarias para trabajar con documentos comerciales. Los errores en los datos, la violación de la ley, la pérdida de documentos pueden costarle mucho a la empresa al concluir un contrato o una auditoría de personal.
Los volúmenes de información con los que trabaja un administrador de documentos requieren buena memoria.
Para trabajar en cualquier campo, necesita perseverancia y alfabetización cuando trabaja con papeles, y en el campo de la gestión de personal, y habilidades organizativas, y creatividad, y habilidades de comunicación.
Establecer los objetivos correctos y trabajar con la estructura de la empresa, las llamadas cualidades empresariales, son necesarias para que el administrador de documentos organice el flujo de trabajo y el clasificador óptimos.
A menudo, en pequeñas empresas, el administrador de documentos trabaja solo. La autoorganización, la disciplina y el autocontrol ayudan a organizar un trabajo efectivo.
Requisitos de documentación
Un marco regulatorio sólido para la gestión de documentos requiere capacitación. Por lo tanto, al contratar, se requiere un diploma de una institución de educación superior o una institución de educación especial secundaria en las especialidades "Documentación", "Soporte de documentación de una empresa". También hay especialidades relacionadas: "Soporte de documentación en jurisprudencia" o "Soporte de información de una empresa".
Los documentos legislativos y estatutos, administrativos, normativos y orientadores de los órganos superiores relacionados con el flujo de trabajo son requisitos generales para los documentos que un administrador de documentos debe conocer. Las responsabilidades laborales requieren conocimiento, o al menos sus conceptos básicos, sobre los métodos de análisis, investigación, diseño, implementación y desarrollo de sistemas de documentación, sobre el diseño y operación de sistemas de control automatizados; organización de archivo y programación básica.
Ventajas y desventajas de la profesión de administrador de documentos.
La profesión de administrador de documentos es universal. Un diploma y conocimiento en la especialidad permiten al graduado trabajar en cualquier organización, porque el flujo de trabajo está en todas partes. Esta es la principal ventaja de la profesión.
La segunda ventaja puede considerarse la oportunidad de trabajar como administrador, archivero, secretario, secretario asistente, gerente de oficina, gerente asistente y no solo un administrador de documentos.
La tercera ventaja es que, a pesar del trabajo aparentemente rutinario, el administrador de documentos está en el centro de los flujos de información en la organización y posee casi todos sus secretos. A veces, además de la alta gerencia, él es el único dueño de estos secretos.
La experiencia laboral y el espíritu emprendedor le permiten al administrador de documentos organizar su propio negocio para la prestación de servicios de información, si así lo desea.
Las ventajas de la profesión incluyen el trabajo en la oficina en buenas condiciones, independientemente del perfil de la empresa y un horario de trabajo estricto.
Las desventajas de la profesión documental son la uniformidad y, lo más importante, una gran responsabilidad.
¿Dónde puede trabajar un administrador de documentos?
Dado que los administradores de documentos que han recibido una educación en su perfil pueden trabajar con todo tipo de documentos (contables, de personal, científicos y técnicos), pueden tener demanda en varias organizaciones:
- en autoridades, tanto locales como estatales;
- en los órganos de gestión departamentales;
- en los servicios de archivo y documental de ingeniería y diseño, instituciones de investigación, en salud, archivo, biblioteca y museo, estructuras de aplicación de la ley;
- en servicios administrativos y departamentos de estructuras comerciales: papeleo, gestión de oficinas, gestión de personal;
- en el negocio del desarrollo de sistemas de información, consultoría de documentación, auditoría de seguridad de la información.
El crecimiento profesional de un administrador de documentos depende del lugar de trabajo. En estructuras grandes, puede ascender al gerente de asuntos, en pequeño, al subgerente. El pináculo de una carrera de gestión de documentos puede considerarse la preparación de documentos para el Gobierno y el Presidente de la Federación de Rusia.
