Secretaria de profesión. El referente es

Muchas chicas sueñan con comenzar una carrera con el cargo de secretaria-referente. Este es un deseo completamente normal y razonable. Solo que no todos piensan en lo que se necesita para esto (excepto por una apariencia atractiva). Pero valdría la pena. Después de todo, el referente no es solo una "cara hermosa" al lado del líder. Más bien, es una "guía" en todos los temas: una chica inteligente y sabelotodo que encuentra la manera de salir de cualquier situación. Miremos más de cerca.

Lo que necesitas para poder hacer

En cualquier organización hay una instrucción del secretario-referente. Contiene una lista (a veces detallada, a veces no muy) de deberes oficiales. Estos incluyen habilidades. Una persona que tiene la suerte de conseguir dicho trabajo debe poder comunicarse con los clientes, negociar (personal y por teléfono), seleccionar y organizar materiales, preparar resúmenes y más. Es decir, está claro que esta persona debe tener muchas habilidades. Los detalles dependen de la dirección de la empresa. Entonces, por ejemplo, se requiere un asesor legal para comprender las complejidades legales. Sucede que esta posición está asociada con la capacidad de resolver problemas de organización. En otras palabras, el referente es la "mano derecha" del líder. Siempre está en las alas, debe saber todo lo que el jefe necesita para su trabajo.

Algunas preguntas de profesiones "especiales"

Aquí vale la pena aclarar un poco lo que generalmente está "oculto detrás de escena". Dado que el referente es precisamente la persona que más a menudo se comunica con el jefe, debe tener algunas habilidades diplomáticas. ¿Por qué? Es simple: el líder (especialmente un equipo grande) no tiene tiempo para lidiar con todos los matices de la relación. Por lo general, es un hombre de trabajo. Cuando alguien cumple años, quién va a dar a luz, quién tiene hijos, esto solo le interesa en relación con los momentos de trabajo. Todas estas "pequeñas cosas" caen sobre los hombros del secretario asistente. Está obligado a decirle al jefe cuándo es el día festivo para notificar sobre la tensión creada en el equipo (si vale la pena su atención). Entonces, resulta que primero el propio secretario asistente debe resolverlo, tamizar el exceso y luego "cargar" al gerente. ¡Este trabajo no es fácil! Pero esto era del campo de los deberes informales.

Funciones principales

Casi todo el trabajo de oficina recae en la participación del secretario asistente en pequeñas empresas. En general, parte de ella. Es decir, tendrá que aprender a redactar cartas, organizar correctamente la recepción y el envío, el registro, la distribución (si corresponde), etc. Está claro que no se puede prescindir de un conocimiento perfecto del idioma ruso. Las letras de error son la cara mimada de la empresa. A veces se requiere que una persona con conocimiento de idiomas extranjeros trabaje en este puesto. Además, el referente es la persona que conecta a los empleados de la empresa (o sus departamentos) entre sí. Sus funciones incluyen la distribución correcta de flujos de información entre unidades estructurales que funcionan en una gran cosa. El referente es una profesión bastante complicada, ya que hay que tener en cuenta muchos detalles y hechos. Todo esto es necesario para que el líder se sienta cómodo, no se distraiga con pequeños detalles de la línea principal.

Cualidades personales

Dado que el trabajo del referente se basa en la comunicación, seleccionan a una persona comunicativa y sin conflicto para el puesto. En cualquier empresa, esta es una publicación "clave". La persona que lo ocupa tiene una gran influencia tanto en el líder como en los colegas. Por lo tanto, la decencia simplemente se requiere. Además, el secretario asistente debe ser puntual, inteligente e incluso creativo. Uno debe ser capaz de encontrar una salida aceptable de cualquier situación. El revisor primero piensa en la "cara" de su empleador, y luego en sí mismo. El nivel de responsabilidad no solo es alto, sino global. No todos pueden hacer frente a tal carga. Por lo tanto, debe pensar detenidamente antes de solicitar dicho puesto. El secretario asistente en el lugar de trabajo debería poder poner sus intereses en un segundo plano. En primer lugar, todo lo necesario para que el jefe trabaje. Por cierto, es por eso que con mayor frecuencia las niñas ocupan este puesto, ya que el cuidado del prójimo en las mujeres está en la sangre.

Información confidencial

Está claro que con una comunicación tan cercana, muchos hechos que no deberían hacerse públicos serán conocidos por el referente. Estos no son solo secretos profesionales y secretos comerciales. A menudo, el secretario, como amigo cercano, es información personal y de confianza. Vale la pena mencionar que se requiere que el referente pueda almacenar información confidencial. Esta es una de sus principales habilidades profesionales.

¿Qué educación se necesita?

La cabeza trata de elegir un referente, en función de la dirección de la actividad. Es decir, el solicitante debe tener un diploma correspondiente al trabajo de la empresa. Además, las personas con educación legal a menudo son seleccionadas para este puesto. Esto es conveniente si a menudo tiene que cerrar tratos, preparar otros documentos. Entre los requisitos más simples: fluidez en todos los programas de computadora (oficina), la capacidad de imprimir (de manera rápida y competente). Dado que el referente es, de hecho, un asesor, debe tener las habilidades para encontrar información tanto en la Web como sin conexión. Una persona inteligente con una reacción rápida es llevada a tal posición con más frecuencia que el titular del diploma "correcto", que no sabe cómo dominar rápidamente la situación.

Lugar de trabajo

Tal posición como secretario-referente está ahora en casi cualquier oficina. A menudo solo se llama de esa manera, y una persona realiza varias funciones. Todo depende del tamaño de la empresa, las tareas, el número de empleados. En algunas empresas, el secretario también desempeña las funciones de contador, en otras, un abogado, etc. Este es un gran comienzo para una persona que busca crecimiento profesional. Durante un corto período de tiempo, puede dominar muchas habilidades, dominar varias profesiones, lo principal es comprender el trabajo de la empresa, "tocar" todo con sus propias manos. Pero tienes que "girar" muy rápido. Dado que mucha información tendrá que ser procesada en modo de alta velocidad. Pero si todo funciona, el conocimiento adquirido será suficiente para comenzar un ascenso independiente a esas líneas que usted defina por sí mismo. Pero esto no es del todo necesario. Dado que la profesión de referente, si la tomas en serio, es interesante en sí misma. Ella no deja

correr en una dirección estrecha, dominar constantemente todos los nuevos volúmenes de conocimiento, mejorar.

Como conseguir una entrevista

Si decide que hará frente a un trabajo tan responsable, debe enviar un currículum para las vacantes disponibles. Asegúrese de verificar la alfabetización de las respuestas. Tenga en cuenta que los errores ortográficos reducirán sus posibilidades a cero de inmediato. El estilo también debe ser restringido en los negocios. Cada una de sus palabras será sopesada y deliberada cuidadosamente. Entonces comenzarán las "pruebas". Tendrás que dedicar un tiempo para demostrar que podrás ser un digno asistente del líder. Cada empresa presenta sus propios métodos. Sin embargo, prepárese para el hecho de que tiene que hablar con varios funcionarios, preparar varios documentos oficiales y responder un par de llamadas telefónicas. También debe tener en cuenta el hecho de que su apariencia estará estrictamente controlada. Es decir, "examinarán" de la cabeza a los pies. En la mayoría de los casos, deberá demostrar un estilo comercial de ropa (maquillaje, peinado). Tampoco es deseable utilizar aromas fuertes. ¡Piensa en cada pequeña cosa! Todo en ti debe ser discreto, pero atractivo. Consejo: mantente modesto, pero confiado. Sé inteligente, pero no arrogante. ¡Entonces todo debería funcionar!